Checklist de conformidade do ponto eletrônico

Gestora de PME revisando documentos de conformidade trabalhista ao lado de um notebook com o espelho de ponto eletrônico aberto

A maioria das condenações por jornada não nasce de uma irregularidade grave e isolada. Nasce de pequenas falhas repetidas todo mês: marcação compartilhada, intervalo não registrado, banco de horas sem acordo válido, atestado guardado em papel. Quando a ação chega, o que decide não é a intenção da empresa — é o que ela consegue provar.

Este checklist existe para antecipar essa conferência. Ele traduz em perguntas simples o que a Portaria MTE 671/2021 (abre em nova aba) e o art. 74 da CLT (abre em nova aba) exigem do registro de jornada, e o que a experiência de audiência mostra que costuma faltar.

É feito para quem responde pela operação no dia a dia: donos de pequenas e médias empresas, RH, departamento pessoal e gestores administrativos. Marque item por item — o que ficar desmarcado é a sua lista de prioridades.

Os 16 pontos de conformidade

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Registro de jornada

Cada colaborador bate o próprio ponto, sem compartilhar senha, cartão ou crachá?Sem isso, a jornada registrada pode ser contestada judicialmente — e o registro perde valor como prova.
As quatro marcações do dia (entrada, saída e retorno do intervalo, saída) são registradas?Marcação só de entrada e saída dificulta comprovar o intervalo do art. 71 da CLT, um dos itens mais condenados em audiência.
O colaborador recebe comprovante de cada marcação?O comprovante de registro é requisito dos sistemas de ponto previstos na Portaria 671/2021; sem ele, a fiscalização aponta irregularidade.
Trabalho em home office, campo ou obra também é registrado?Jornada externa sem controle abre espaço para pedido de horas extras baseado apenas na alegação do empregado.

Identidade e biometria

Existe conferência de identidade na marcação (foto ou biometria facial)?Sem prova de quem bateu, a alegação de ponto batido por colega é difícil de afastar.
Há registro do local da marcação quando a função é externa?Sem localização, não há como demonstrar presença no posto de trabalho em reclamações de horas de deslocamento ou sobreaviso.
O tratamento de dados biométricos e de localização está informado ao colaborador e registrado por escrito?Dado biométrico é dado pessoal sensível na LGPD; coletar sem informar e sem base legal gera risco próprio, independente do trabalhista.

Banco de horas

O banco de horas está previsto em acordo individual escrito ou em norma coletiva?Banco de horas sem previsão válida costuma ser desconsiderado, e todas as horas viram extras com adicional.
O prazo de compensação combinado é controlado mês a mês?Horas não compensadas no prazo pactuado precisam ser pagas — quase sempre com juros e correção.
O saldo é visível para o colaborador a qualquer momento?Saldo opaco vira divergência na rescisão, exatamente quando o acordo é mais caro.
Há regra clara para horas negativas e faltas?Descontos sem critério documentado costumam ser anulados e devolvidos em dobro em alguns casos.

Atestados e afastamentos

Os atestados médicos são digitalizados e arquivados junto ao registro de jornada?Atestado em envelope na gaveta não abona nada quando a falta é discutida anos depois.
Existe prazo e canal definidos para entrega do atestado?Sem regra escrita, a empresa perde o argumento de descumprimento de procedimento interno.
É possível cruzar atestados repetidos por profissional, clínica e data?Padrões de abuso só aparecem quando os documentos estão em base única e pesquisável.

Documentação e auditoria

O espelho de ponto mensal é gerado e conferido com o colaborador?O espelho assinado é a principal prova documental da empresa em audiência.
Toda alteração de marcação fica registrada com autor, data e justificativa?Registro alterável sem trilha de auditoria é tratado como frágil pela perícia e pela fiscalização.
A empresa consegue exportar o arquivo com os registros a qualquer momento?Na fiscalização, não entregar o arquivo no prazo equivale a não ter o controle.
O histórico é mantido por, no mínimo, cinco anos?O prazo prescricional trabalhista alcança cinco anos; apagar antes é destruir a própria defesa.

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Perguntas frequentes sobre conformidade do ponto

Minha empresa tem menos de 20 funcionários. Preciso de ponto eletrônico?

O art. 74, §2º da CLT obriga o registro de horário em estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores. Abaixo disso o registro é facultativo, mas continua sendo a principal prova da empresa: sem controle, costuma prevalecer a jornada alegada pelo empregado.

Aplicativo de celular vale como registro de ponto?

Sim. A Portaria MTE 671/2021 prevê o REP-P, o registrador eletrônico de ponto por programa, desde que atenda aos requisitos de integridade dos dados, comprovante de marcação e geração dos relatórios exigidos.

Por quanto tempo preciso guardar os registros de jornada?

A prática recomendada é manter o histórico íntegro por pelo menos cinco anos, acompanhando o prazo prescricional trabalhista, e considerar ainda o período de dois anos após o fim do contrato para ajuizamento da ação.

O que a fiscalização costuma pedir primeiro?

Os registros de jornada do período fiscalizado, em arquivo, e os espelhos de ponto. Empresas que dependem de planilha ou papel geralmente não conseguem entregar tudo dentro do prazo concedido.

Checklist de conformidade do ponto eletrônico: sua empresa está protegida?

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