A empresa troca de sistema de ponto, cancela o contrato antigo, apaga o acesso e segue a vida. Oito meses depois chega uma reclamatória cobrando horas extras do ano anterior. O RH abre o novo sistema e não encontra nada — porque o histórico ficou com o fornecedor que já não atende mais. A partir daí, a defesa é reconstruída com planilha, e a Justiça do Trabalho não trata planilha como registro fidedigno.
Quem é o dono da prova
A obrigação legal de manter o controle de jornada é do empregador. O software é apenas o meio. Se o contrato acabou e os arquivos foram embora junto, o problema é da empresa — e a consequência prática é conhecida: sem registro válido, prevalece a jornada alegada na inicial, na linha da Súmula 338 do TST.
O que pedir antes de cancelar o contrato antigo
- 1AFD (Arquivo Fonte de Dados) de todo o período contratado.
- 2AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) por competência.
- 3Espelhos de ponto assinados, em PDF, por colaborador.
- 4Relatórios de fechamento mensal e de banco de horas.
- 5Cadastro de colaboradores, jornadas, escalas e afastamentos.
- 6Declaração do fornecedor sobre o período coberto pelos arquivos entregues.
"Peça os arquivos enquanto você ainda é cliente. Depois do cancelamento, você vira só um ex-contrato em uma fila de suporte."
Os cinco riscos clássicos da virada
- Cancelar o contrato antigo antes de conferir se os arquivos abrem e cobrem todo o período.
- Migrar saldo de banco de horas sem fechamento assinado, gerando divergência com o time.
- Trocar de sistema no meio da competência, deixando um mês partido entre dois espelhos.
- Perder o histórico de justificativas, atestados e ajustes manuais, que é justamente o que explica cada exceção.
- Mudar de tecnologia sem checar homologação: veja a comparação em [REP-C ou REP-P](/blog/rep-c-vs-rep-p-qual-vale-a-pena).
Roteiro de migração em 7 passos
- 1Defina a data de corte no primeiro dia de uma competência.
- 2Extraia e valide AFD, AEJ e espelhos assinados do sistema antigo.
- 3Feche o banco de horas e colha a ciência de cada colaborador sobre o saldo.
- 4Cadastre colaboradores, jornadas, escalas e regras no sistema novo.
- 5Rode uma semana em paralelo, comparando marcações dos dois lados.
- 6Comunique o time por escrito, com treinamento curto e canal de dúvidas.
- 7Arquive o pacote legal do período antigo em local com acesso controlado, por no mínimo 5 anos.
A comunicação com o time decide a adoção
Tecnicamente, migração é simples. O que trava é o colaborador achar que a troca serve para vigiar mais ou apagar horas devidas. Mostre o saldo fechado, explique o novo fluxo de marcação e deixe claro que ele passa a ver o próprio espelho no celular. Transparência é o que transforma resistência em adesão — o mesmo princípio aplicado a [equipes híbridas e remotas](/blog/controle-ponto-trabalho-hibrido-remoto).
Como o Timefy resolve isso
A implantação do Timefy começa com cadastro em massa dos colaboradores e das regras de jornada, permite lançar o saldo de abertura do banco de horas com documento de fechamento anexado e mantém o histórico do período em arquivamento imutável. A partir da virada, AFD, AEJ e AFDT saem em 1 clique conforme a Portaria 671, e o espelho é assinado digitalmente pelo colaborador todo mês — para que a próxima migração, se um dia acontecer, não dependa da boa vontade de ninguém.
Perguntas frequentes
Preciso guardar o histórico do sistema antigo depois de migrar?
Sim. A obrigação de manter os registros de jornada é do empregador, e o prazo prático de guarda é de no mínimo 5 anos, alinhado à prescrição trabalhista e às exigências da Portaria MTP 671/2021.
O que exigir do fornecedor antigo antes de cancelar?
AFD (Arquivo Fonte de Dados) e AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) de todo o período, espelhos de ponto assinados, relatórios de fechamento e a base de cadastro dos colaboradores. Peça por escrito, com prazo, antes de encerrar o contrato.
Dá para importar as marcações antigas para o sistema novo?
Marcações históricas geralmente permanecem como arquivo probatório do período anterior, e não como registros vivos no sistema novo. O que se migra é o cadastro, as regras de jornada e o saldo de banco de horas formalmente fechado.
Como migrar o saldo de banco de horas?
Feche o período no sistema antigo, gere o relatório de saldo por colaborador, colha a ciência de cada um e só então lance o saldo de abertura no sistema novo. Saldo migrado sem documento assinado vira discussão na rescisão.
Quanto tempo leva uma migração em uma PME?
Na maior parte dos casos, a virada operacional ocorre em poucos dias; o que consome tempo é a coleta dos arquivos legais do fornecedor anterior e o fechamento formal do banco de horas.
